Module 8 : Comprendre et traiter les données

Nous utilisons des données pour comprendre et évaluer des situations et pour prendre des décisions appropriées en fonction de nos intérêts ou de nos objectifs.

Il est nécessaire de se familiariser avec les différentes natures et types de données, avec les outils disponibles en vue de les traiter, avec leur formatage et leur distribution appropriés, afin de mettre en place un processus de soutien agile et efficace pour la prise de décision dans les organisations.

De la donnée primaire à l’intégration dans une fiche d’évaluation pour la prise de décision au sein d’une entreprise, les données changent d’état et suivent un chemin. Ce module facilite la compréhension de la carte des données d’une organisation ainsi que l’évolution et le transit des données qu’elle contient pour en faire des informations exploitables en vue de prendre des décisions.

Objectifs d'apprentissage

Au terme de ce sous-module, vous devriez pouvoir faire ce qui suit :

  • Identifier les différentes natures et types de données.
  • Décrire les éléments de base du système d’information d’une entreprise.
  • Interpréter les données et élaborer des conclusions sur le rendement, l’efficacité, la volumétrie et les ratios.

Glossaire

Donnée : Information concrète sur des faits, des éléments, etc., qui permet de les étudier, de les analyser ou de les connaître. Les données peuvent prendre la forme de textes, d’observations, de chiffres, d’images, de nombres, de graphiques ou de symboles. Par exemple, les données peuvent être des prix, des poids, des adresses, des âges, des noms, des températures, des dates ou des distances. Les données sont une forme brute de connaissance et, en elles-mêmes, n’ont pas de signification ou d’objectif. En d’autres termes, il faut les interpréter pour qu’elles aient un sens. Les données peuvent être simples et sembler inutiles jusqu’à ce qu’elles soient analysées, organisées et interprétées.

Données quantitatives : Il s’agit d’un type de données fournies sous forme numérique, comme le poids, le volume ou le coût d’un élément.

Données qualitatives : Il s’agit d’un type de données descriptives, mais non numériques, comme le nom, le sexe ou la couleur d’une personne.

Carte de données : Diagramme décrivant les sources, les magasins, les applications de processus et le flux de données dans une organisation donnée.

Base de données : Structure responsable non seulement du stockage des données mais aussi de leur connexion dans une unité logique. En termes généraux, une base de données est une collection de données structurées appartenant au même contexte et, en termes de fonction, servant à gérer électroniquement de grandes quantités d’informations.

Données structurées : Données directement stockées dans une base de données. Les données structurées sont des données qui ont été prédéfinies et formatées selon une structure déterminée avant d’être stockées dans une base de données structurée. Le meilleur exemple de données structurées est la base de données relationnelle : les données ont été formatées dans des champs définis avec précision, tels que les numéros de cartes de crédit ou les adresses, afin de pouvoir être facilement interrogées. Elles peuvent être générées par l’homme ou par une machine.

Données non structurées : Les données non structurées sont des données stockées dans leur format d’origine qui ne sont pas traitées avant d’être utilisées. Elles se présentent sous une myriade de formats de fichiers, y compris les courriels, les messages sur les médias sociaux, les présentations, les chats, les données des capteurs IoT et l’imagerie satellitaire.

Information : L’information se définit comme la connaissance acquise par l’étude, la communication, la recherche ou l’enseignement. L’information est essentiellement le résultat de l’analyse et de l’interprétation de données. Alors que les données sont des chiffres, des nombres ou des graphiques, l’information est la perception de ces éléments de connaissance. Par exemple, un ensemble de données peut comprendre les relevés de température d’un lieu sur plusieurs années. Sans contexte supplémentaire, ces températures n’ont aucune signification. Cependant, en analysant et en organisant ces informations, il est possible de déterminer des modèles de température saisonniers ou même des tendances climatiques plus larges. Ce n’est que lorsque les données sont organisées et compilées de manière utile qu’elles peuvent fournir des informations utiles à d’autres personnes

Connaissance : Dans le monde des affaires, la connaissance ajoute de la valeur et permet de créer ou d’améliorer quelque chose. Une entreprise a des connaissances lorsqu’elle dispose d’informations précieuses qui lui permettent de générer de l’intelligence et de comprendre ce qui se passe, pourquoi et comment quelque chose peut être résolu, inversé ou amélioré.

Travail, tâche et processus : Un emploi est un travail qui doit être effectué. Une tâche est un élément de travail à effectuer. Le processus est une série d’actions réalisées dans un but particulier. L’emploi et la tâche définissent le travail à effectuer, tandis que le processus définit la manière dont le travail peut ou doit être effectué.

Efficacité / Efficience : Il s’agit du niveau de qualité du résultat d’une tâche ou de l’ensemble du processus – « faire ce qu’il faut »

Rendement : Niveau d’effort pour atteindre un résultat (dans le cadre d’un niveau d’efficacité ou d’un statut) dans une tâche ou dans l’ensemble du processus – « faire ce qu’il faut »

Volumétrie (tâche ou processus) : Nombre d’événements d’un type donné qui se produisent au cours d’une période donnée dans le cadre d’une activité ou d’un processus (par exemple, le nombre de visites d’un site web par jour).

Ratio (tâche ou processus) : Évaluation qualitative de certains événements au sein de cette volumétrie d’événements (par exemple, le nombre de clics qu’une bannière a reçus au cours de la visite du site web).

Vidéo d'introduction

Contenu d’apprentissage

Importance de la culture de la donnée pour la mise en œuvre de l’Industrie 4.0 dans les entreprises

Il existe plusieurs applications et avantages que les entreprises tirent de la mise en œuvre de l’Industrie 4.0. Comme nous l’avons établi dans le module 1 :

« Le terme Industrie 4.0 désigne une nouvelle étape dans l’organisation et le contrôle de la chaîne de valeur industrielle. C’est ce que l’on appelle la quatrième révolution industrielle. Cette ère correspond à la transformation numérique des processus de fabrication/production et de création de valeur.

Grâce à la fusion des technologies mécaniques et numériques, il a été possible de fabriquer des produits et des moyens de communication, de les mettre en réseau et d’offrir de nouvelles possibilités de production de biens et de services.

L’Industrie 4.0 est basée sur des systèmes cyber-physiques, intégrant des systèmes logiciels et disposant d’une adresse Internet pour se connecter et être adressée via l’Internet des objets (IoT), l’élément clé d’une usine intelligente. L’atelier d’une usine intelligente est équipé de capteurs qui contiennent une adresse IP, ce qui permet aux machines de se connecter à d’autres appareils compatibles avec le web (continuez pour plus de renseignements).

La collecte, l’analyse et l’échange d’importantes quantités de données précieuses deviennent ainsi plus faciles et plus efficaces : le processus de prise de décision est facilité, puisqu’il est possible de créer une plus grande valeur lorsque les données des opérations de production sont combinées avec les données opérationnelles de la chaîne d’approvisionnement, du service à la clientèle ou d’autres systèmes d’entreprise.

L’utilisation d’appareils IoT de haute technologie permet d’accroître la productivité et d’améliorer la qualité des processus et des résultats. Lorsqu’une usine remplace les modèles d’inspection manuelle par des informations visuelles alimentées par l’intelligence artificielle, les erreurs de fabrication sont réduites et beaucoup d’argent et de temps sont économisés ».

Grâce à ce module, commençons à créer la culture et la familiarité nécessaires en matière de données.

Identifier les différentes natures et types de données

Pour interagir correctement avec votre entreprise ou organisation, vous devez vous familiariser avec les différentes natures et types de données que vous trouverez. Comme indiqué dans le glossaire, les données sont des informations sur des faits, des éléments, etc. qui permettent de les étudier, de les analyser ou de les connaître. Les données ont plusieurs sources différentes : textes, observations, chiffres, images, nombres, graphiques ou symboles.

Nous les utilisons pour comprendre une situation professionnelle ou personnelle et agir. Pour comprendre un problème, les données doivent être connectées et mises en conformité jusqu’à ce qu’elles aient un sens pour nous ; elles vous donnent des indications sur la situation qui vous permettent de décider d’un plan d’action en fonction de vos besoins ou de vos buts.

Source de production des données : Données humaines et données machine

Les données proviennent de deux types de sources principales  :

  • Les données générées par l’homme sont constituées de courriers électroniques, de documents texte, de feuilles de calcul, de présentations, d’images, de fichiers audio et vidéo que nous créons et partageons avec d’autres personnes tous les jours.

Les données générées par les machines sont les informations automatiquement générées par un processus informatique, application ou un autre mécanisme sans l’intervention active d’un être humain.

Les données machine sont définies comme les informations numériques générées automatiquement par les activités des machines en réseau, ce qui inclut les appareils physiques, ainsi que les applications, les logiciels et les clouds auxquels ils sont liés. Ces « machines » sont souvent regroupées sous le nom d’Internet des objets (IoT), à savoir par exemple : 

  • Ordinateurs
  • Smartphones
  • Assistance intelligente
  • Capteurs
  • Logiciels cloud
  • Sites web
  • Réfrigérateurs
  • Avions
  • Ascenseurs
  • Feux de circulation
  • Thermostats
  • Montres intelligentes
  • Guichets automatiques
  • Dispositifs GPS
  • Voitures autonomes

N’oubliez pas que les données machine doivent être générées automatiquement, ce qui signifie que les données saisies manuellement par un utilisateur humain ne peuvent jamais être prises en compte.

Étude de cas

Description des composants de base du système d’information d’entreprise.

Afin de gérer les données et de créer les informations nécessaires à son fonctionnement ou pour obtenir des connaissances sur le contexte des données, une entreprise a besoin d’un système d’information.

Source : https://www.geektonight.com/

Les composants de base d’un système d’information d’entreprise sont les suivants :

  • Matériel informatique
  • Logiciels de traitement des données et des applications commerciales sur site/cloud computing
  • Flux de données : Entrées de données / Sources de données / Sorties de données
  • Stockage des données : sources et ensembles de données sur site/cloud
  • Administration du système : utilisateurs, licences, procédures et gadgets.
  • Outils et systèmes de cybersécurité

Questions et réponses

Définir des tableaux de bord pour obtenir des fiches d’évaluation.

Une fiche d’évaluation est une représentation graphique des progrès réalisés au fil du temps par une entreprise en vue d’atteindre un but donné. Les fiches d’évaluation servent à suivre l’évolution de tout but organisationnel. Les concepts fondamentaux des fiches d’évaluation sont les cibles et les indicateurs de performance clés (ICP). Les ICP sont des indicateurs servant à évaluer les facteurs essentiels à la réussite d’une organisation ; les cibles sont des cibles spécifiques de ces indicateurs.

Le concept de fiche d’évaluation peut être illustré par l’exemple d’un tableau de bord de voiture. Sur le tableau de bord de la voiture, nous n’avons pas d’informations sur tout ce qui se passe dans le moteur et les autres systèmes, nous devrions avoir tous les indicateurs qui sont cruciaux pour une conduite efficace, sûre et confortable. Une partie de ces indicateurs (ICP) pourrait être associée à une conduite efficace (consommation de carburant, régime moteur, assistant GPS, etc.), une autre au confort (température intérieure, multi, etc.), une autre encore à la sécurité de la conduite (les différents assistants de sécurité mis en œuvre, les ceintures de sécurité et le contrôle des airbags, etc.) Une conduite rentable, une conduite confortable et une conduite sûre sont les facteurs clés de succès (FCS) de notre exemple. Ils pourraient être mis en œuvre dans un tableau de bord commun ou dans des tableaux de bord spécifiques à chaque FCS (tableaux de bord sur le rendement, le confort et la sécurité). La fiche d’évaluation est la valeur qu’offre un tableau de bord à un moment donné ou sur une période donnée.

Source : Image de macrovector sur Freepik

Références

LE CONTEXTE

Source : www.grefusa.com

Grefusa est un fabricant de snacks bien connu en Espagne. Grefusa vend sur le marché espagnol des marques célèbres telles que « Mr Corn », « El Piponazo », des graines de tournesol, « Papa Delta », des snacks à base de blé et bien d’autres marques leaders sur son marché.

Source : www.grefusa.com

Grefusa vend ses produits par différents canaux de vente, mais l’un des plus importants pour Grefusa est la vente en libre-service dans les petits magasins où les enfants et les jeunes achètent principalement ses produits.

LE PROBLÈME A

Un problème fondamental pour Grefusa est l’organisation de la séquence des visites aux clients au cours de chaque journée de travail. Avec une fréquence hebdomadaire, la visite de vente a un coût (indicateur du coût de la visite), qui sert à construire l’ICP, un point d’équilibre de la rentabilité de l’attention commerciale aux clients en auto-vente. Pour calculer cet ICP, il faut d’abord calculer le coût de chaque visite en additionnant tous les coûts générés au cours d’une journée de tournée (salaires, carburant, amortissement, etc.) et en les divisant par le nombre standard de clients visités au cours d’une journée de tournée, c’est-à-dire un jour ouvrable. Le montant qui ressort comme coût de la visite doit être couvert par la marge du produit vendu lors de la visite. Avec cette logique de calcul, il est établi que pour que la visite hebdomadaire soit rentable, il faut qu’au moins 20 euros soient vendus au magasin lors de cette visite.

LA SOLUTION A

Lorsque ce chiffre d’affaires n’est pas atteint, sur la base d’un critère de rentabilité économique, le statut du client passe à celui de « client à visite bimensuelle ». Avec ce changement, on s’attend à ce que, en cumulant l’achat de deux semaines lors de la visite bimensuelle, le chiffre de 20 euros soit atteint, ce qui correspond au seuil de rentabilité de la visite de vente.

LE PROBLÈME B

Sur ces itinéraires, selon des critères de rendement logistique, les clients sont visités en suivant une séquence basée sur la proximité géographique, du plus proche au plus éloigné dans la direction aller et, à partir de ce point, le retour au point de départ de l’itinéraire commence, généralement à l’entrepôt Grefusa de la zone.

Grâce à l’analyse des conditions commerciales des différents types de clients (certains bénéficient d’un crédit à la consommation, tandis que d’autres paient strictement à la livraison), les analystes de données commerciales ont constaté que cette pratique d’organisation de l’itinéraire devait être modifiée.

Étant donné que les clients des kiosques pour enfants sont strictement des clients qui payent en espèces, le vendeur ne doit pas leur rendre visite avant qu’ils n’aient effectué leurs ventes à leurs clients, les enfants, ce qui se produit après la sortie de l’école, en Espagne, vers 17 heures.

À côté de ce kiosque, il peut y avoir une boulangerie. Ce type de magasin (en analysant l’historique de nos ventes) vend beaucoup plus s’il est visité vers 10 heures du matin.

LA SOLUTION B

En combinant les deux analyses, il s’avère que deux clients qui sont physiquement proches l’un de l’autre, du point de vue du rendement des ventes, se trouvent à 7 heures l’un de l’autre. Nous pouvons résoudre cette situation en visitant la boulangerie en début de parcours et le kiosque pour enfants en fin de journée, sur le chemin du retour à l’entrepôt.

ENSEIGNEMENT TIRÉ

Dans ce cas, il apparaît clairement qu’une attention intelligente aux données dont dispose l’entreprise permet de modifier la logique d’action, en faisant prévaloir le critère de l’efficience de la visite plutôt que celui du rendement de la visite. Grefusa a obtenu d’excellents résultats en mettant en œuvre ce changement d’approche sur ses quelques plus de 400 itinéraires de vente.

Ressources supplémentaires

Q : Dans la structure des buts d’une entreprise, quelle est la mesure de plus haut niveau, le FCS ou l’ICP ?

R : Le FCS (Facteur clé de succès) est hiérarchiquement plus élevé. Généralement, un FCS sera aligné sur une série d’ICP (indicateur de performance clé) qui expliquent comment atteindre le FCS, et à leur tour, les ICP seront soutenus par des indicateurs plus directs...

Q : Quelle est la différence entre une fiche d’évaluation et un tableau de bord ?

R : Un tableau de bord est un panneau de contrôle d’une activité ou d’un processus, tandis qu’une fiche d’évaluation montre les valeurs spécifiques qu’une fiche affiche à un moment donné.

Q : Lorsque nous essayons d’améliorer le résultat d’un processus en nous attaquant à un taux de réussite, qu’affectons-nous, le rendement, l’efficience ou le volume ?

R : L’amélioration du ratio consiste à améliorer l’efficience du processus. L’augmentation du taux de réussite signifie que davantage de cibles sont atteintes par unité traitée. Par exemple, une amélioration du taux de conversion d’un entonnoir à clients signifie que pour x clients qui passent par l’entonnoir, le nombre de ceux qui répondent à l’appel à l’action dans l’entonnoir augmente.